Wie stelle ich eine Rechnung aus?

Wann müssen Sie eine Rechnung erstellen?

Diese Frage lässt sich auf den ersten Blick ganz einfach beantworten. Sobald Sie als Unternehmen Umsätze erzielen, müssen Sie auch eine Rechnung ausstellen. Laut Umsatzsteuergesetz besteht so bei Lieferung, Dienstleistung und bei erbrachter Lieferung im Zusammenhang mit einem Grundstück anderen Unternehmen und Privatleuten gegenüber eine Rechnungspflicht. Diese Leistungen müssen innerhalb von sechs Monaten in Rechnung gestellt werden. Rechnungen mit Reverse Charge Verfahren müssen bis spätestens dem 15. des Kalendermonats nach dem Monat der Leistung ausgestellt werden.

Was muss die Rechnung für Ihren Beherbergungsbetrieb alles beinhalten?

Grundsätzlich gilt hier, dass man sich zuerst den Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer anschaut, denn in Österreich wird in folgende Staffelung für Rechnungen unterteilt:

• Kleinbetragsrechnung
• Normale Rechnung
• Große Rechnung

Was gehört auf alle drei Rechnungsarten?

• Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift als Leistungsgeber und Rechnungssteller
• den vollständigen Namen und Anschrift des Leistungsempfängers/Rechnungsempfängers
• die Art Ihrer Leistung
• Umfang der Leistung
• den Zeitpunkt der Leistung
• Bruttobetrag der Rechnung
• Steuersatz 
• Rechnungsdatum

Normale Rechnungen müssen mit einem Bruttobetrag ab 400,- € ausgestellt werden. Zusätzlich müssen Angaben zur Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer angegeben werden.

Große Rechnungen werden ab einem Bruttobetrag von mehr als 10.000,- € ausgestellt werden und erhalten zu den bereits gelisteten Angaben auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsempfängers. 

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich

Als Kleinunternehmer in Österreich darf man eine Umsatzgrenze von 35.000 € jährlich nicht überschreiten. Sie müssen keine Mehrwertsteuer auf Rechnungen erheben und keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Zudem dürfen sie keine Vorsteuer von ihren Ausgaben abziehen. Somit schreiben sie lediglich den Nettobetrag aus, der gleich dem Bruttobetrag entspricht. Sollten Sie trotzdem Rechnungen mit einer Umsatzsteuer ausstellen, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden.

In Österreich sind Sie dazu verpflichtet auf Rechnungen einen Hinweis auf Ihre Umsatzsteuerbefreiung zu schreiben. Beispielformulierung: “Umsatzsteuerfrei aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994

Rechnungsmerkmale für Monteurunterkünfte und Beherbergungsbetriebe

1. Die Rechnungsnummer

Sind Sie zur Rechnungsstellung verpflichtet, sind Sie auch verpflichtet, für das Finanzamt auf Ihren Rechnungen eine Rechnungsnummer anzugeben. Dabei ist immer die Rede von einer fortlaufenden Rechnungsnummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen. Der Beginn der Nummer kann frei gewählt werden, sodass nicht erkennbar ist, wie viele Rechnungen Sie bereits gestellt haben. 

Eine fortlaufende Rechnungsnummer kann jedoch entfallen, wenn der Unternehmer jeweils einen getrennten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führt. 

Ausgeschlossen von der Rechnungsstellung sind all diejenigen Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, also insbesondere:

• die Verpflegung, insbesondere das Frühstück,
• der Zugang zu Kommunikationsnetzen,
• die TV-Nutzung,
• Minibar,
• Wellness-Angebote,
• die Überlassung von Tagungsräumen sowie
• sonstige Pauschalangebote.

3. Zahlungsfrist und Ratenzahlung

Geben Sie auf Ihrer Rechnung auch die von Ihnen gewünschten Zahlungsbedingungen an, das heißt, geben Sie explizit an, wann welcher Betrag zu zahlen ist. Haben Sie eine Ratenzahlung vereinbart, geben Sie auch diese entsprechend auf der Rechnung an. Beispielhafte Formulierungen finden Sie in unseren Rechnungsvorlagen.

4. Rabatte

Wenn Sie eine Entgeltminderung/ einen Rabatt mit Ihrem Gast vereinbaren, hat das Einfluss auf die Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung. Üblicherweise wird bei Ihnen die Höhe des Rabattes zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung feststehen. (Bei Skonto beispielsweise ist dies meist anders, da die Höhe vom Zeitpunkt der Zahlung abhängt).

Dann können Sie den Rabattbetrag einfach vom Endbetrag abziehen und die Umsatzsteuer entsprechend anpassen. Steht die Höhe des Rabattes bei Rechnungsstellung noch nicht fest, genügt ein allgemeiner Hinweis wie beispielsweise: „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabattvereinbarungen“ oder ganz einfach „Es bestehen Rabattvereinbarungen“.

Dies gilt jedoch nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind, also in Schriftform vorhanden und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.

5. Storno

Was passiert, wenn eine Buchung bei Ihnen storniert wird? Ihr Gast reist einfach nicht an oder storniert nicht gemäß der von Ihnen gesetzten Stornofristen. Müssen Sie dann auch eine Rechnung ausstellen. Und wie hat diese dann auszusehen? Alle nötigen Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zu Stornorechnung.

Ausstellung der Rechnung

Für die Gestaltung der Rechnung nutzen Sie unsere Rechnungsvorlagen:

Rechnung zur Überweisung

Rechnung zur Sofortzahlung

Sie dienen Ihnen auch als Beispiel für die Gliederung Ihrer Rechnung mit entsprechender Kopf- und Fußzeile und Sie sehen direkt, welche Pflichtangaben Sie am besten an welcher Stelle auf Ihrer Rechnung unterbringen.

Elektronische Rechnungen werden in einem elektronischen Format ausgestellt, versendet und empfangen. Sie müssen zur Anerkennung die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. In welcher Art und Weise ein Unternehmer dies gewährleistet, kann er seit 01.01.2013 selbst bestimmen.

Zustellung Ihrer Rechnung

Sie können Ihre Rechnung Ihrem Gast bzw. Ihrem Mieter auf verschiedene Art zustellen. Häufig wird sie bei Abreise einfach persönlich übergeben. Buchen zum Beispiel Unternehmen für mehrere Mitarbeiter eine Unterkunft, so geht die Rechnung meist an das Unternehmen. Dies geschieht häufig per Post. Möchten Sie sich die Portokosten und den Aufwand für einen Rechnungsversand per Post sparen, können Sie Ihre Rechnung auch per Fax oder per E-Mail zustellen. Wenn Sie Ihre Rechnung per E-Mail versenden möchten, sollten Sie diese idealerweise in eine sogenannte PDF-Datei umwandeln. Dann kann Ihre Rechnung einfach geöffnet werden und der Inhalt kann nicht mehr ohne Weiteres verändert werden. 

Wenn Sie noch nie eine PDF-Datei erstellt haben, fragen Sie einmal in Ihrem Bekanntenkreis herum. Dort werden Sie sicher jemanden finden, der sich damit auskennt. Da es viele verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung von PDF-Dateien gibt und diese von den vorhandenen Computer-Programmen abhängen, können wir Ihnen hier leider keine allgemeingültige Anleitung für das Erstellen dieser Dateien geben.